CRISTIAN RAMÍREZ CARDONA

ID. UM10666SMI17648

 

 

 

 

 

 

GESTIÓN DE LA SALUD, SEGURIDAD, CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

 

 

 

 

 

 

 

“NOCIONES PARA LA CERTIFICACIÓN”

 

 

 

 

 

 

Al Departamento Académico

para el cumplimiento Parcial de los Requerimientos

del Programa de Grado de Maestría en Gestión Integral

 

 

 

 

 

 

 

 

ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY

AIU

 

 

 

 

 

 

 

 

GESTIÓN DE LA SALUD, SEGURIDAD, CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

 

“NOCIONES PARA LA CERTIFICACIÓN”

 

 

 

 

Las actuales condiciones en que se desenvuelven las organizaciones, han conducido a un gran cambio en el manejo del tema de las “certificaciones”, donde se necesita cada vez más conceptualizar e incorporar sobre las nuevas tendencias.

 

La época de complejidad y el proceso de cambio donde todo es dinámico, exige integrar estratégicamente un mayor número de componentes para mantener la competitividad de los negocios de bienes y servicios y para sostener e incrementar el potencial de mercado a nivel nacional e internacional.

 

Se hace cada vez más evidente que el ya tradicional concepto de calidad no es suficiente para cubrir las crecientes y cambiantes expectativas de los nuevos clientes. Hoy, y cada vez con una mayor intensidad, nos vemos en la necesidad de integrar políticas para manejo de recursos humanos, incluyendo la salud y seguridad industrial; directrices ambientales; aspectos de responsabilidad social corporativa; lineamientos de seguridad informática, e incluso de aseguramiento de la cadena de abastecimientos.

 

Así como naciones diferentes, existen diversas formas de alcanzar estos objetivos, unas mucho más complejas que otras, incluso debe advertirse que existen algunas opciones que implican esfuerzos excepcionales y en varios casos, el rendirse. La forma más conocida y la mejor, son una serie de normas que se han convertido en un marco común para todas las empresas, la ISO o Organización Internacional de Estandarización, aparece como órgano rector y regulador.

 

Con el presente ensayo se busca abordar los aspectos más importantes en esta materia. Se tratará entonces de mostrar los elementos comunes a las diferentes versiones y clases de normas, la forma en que se desarrollan dentro de las organizaciones y sus principales implicaciones. Además, como podremos ver más adelante, los procesos de certificación también conllevan dificultades.

 

Siendo parte del ejercicio, podríamos comenzar por mostrar una lista de las implicaciones entre tener o no tener certificación, o a la larga, entre tener buena calidad o calidad deficiente:

 

 

“Buena calidad”

“Calidad deficiente”

1

Más clientes

Pérdida de negocios

2

Fidelidad de los clientes

Pérdida de clientes

3

Mayores ventas

Pérdida de mercado

4

Continuidad de los negocios

Multas por entrega o servicio tardíos

5

Ventajas competitivas

Pagos parciales o tardíos debido a insatisfacción del cliente

6

Ventajas comparativas

Incremento de los costos de desperdicios y reproceso

7

Mayor margen de utilidad

Incremento de los costos de garantías

8

Crecimiento del mercado

Incremento en los costos de clasificación

9

Mayor rentabilidad

Incremento en los costos de las devoluciones

10

Reducción en los costos de producción

Indemnizaciones

11

Reducción en los costos de inspección

Malestar entre los integrantes de la organización

12

Reducción en el capital de trabajo por medio del control de inventarios

Pérdida de credibilidad por parte de proveedores

13

Disminución en las devoluciones y los descuentos en ventas por mala calidad

Complicaciones legales

14

Reducción de los costos de garantía

Disminución del bienestar

15

Reducción en el impacto ambiental

 

16

Cultura organizacional sana. Buena comunicación, ambiente de trabajo adecuado.

 

*Elaborada por el autor

 

Lo que se busca en una acreditación es revisar periódicamente por medio de indicadores o cualquier otro medio la eficacia y eficiencia de los procesos, para poder reducir costos adicionales y alcanzar mejoramientos en los resultados del producto y la satisfacción de los clientes.

 

 

 

 

“La certificación es la acción llevada a cabo por una entidad reconocida como independiente de las partes interesadas, mediante la que se manifiesta que se dispone de la confianza adecuada en que un producto, proceso o servicio debidamente identificado, es conforme con una norma u otro documento normativo especificado”. (1)

 

La Organización Internacional de Normalización (ISO) define certificación como “atestación por tercera parte relativa a productos, procesos, sistemas o personas”, entendiéndose por atestación la actividad que se basa en la decisión tomada luego de la revisión y consiste en autorizar y emitir una declaración de que se ha demostrado que se cumplen los requisitos especificados. Esta declaración puede ser un certificado o una marca de conformidad. En todos los casos la declaración garantiza a los usuarios de la evaluación la conformidad de que se cumplen los requisitos especificados.

 

Para que la certificación se realice en forma imparcial debe ser realizada por una tercera parte, es decir un organismo independiente de los respectivos intereses del proveedor del objeto de la certificación (primera parte) y del usuario de la certificación (segunda parte).

 

Los requisitos especificados, a los que hace mención la definición de certificación, pueden estar contenidos en normas, especificaciones técnicas, reglamentos u otros documentos normativos.

 

“La Organización Internacional para la Estandarización o ISO (del griego, á¼´σος (isos), 'igual', y cuyo nombre en inglés es International Organization for Standardization), nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de 1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional.

 

La ISO es una red de institutos de 160 países, sobre la base de un miembro por país, con una Secretaría Central en Ginebra (Suiza) que coordina el sistema. La Organización Internacional de Normalización (ISO), con sede en Ginebra, está compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al mejoramiento ambiental”. (2)

 

 

 

 

La ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país. Así, las normas desarrolladas son voluntarias.

 

Está compuesta por representantes de los organismos de normalización (ON) nacionales, que produce normas internacionales industriales y comerciales. Dichas normas se conocen como normas ISO y su finalidad es la coordinación de las normas nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del Comercio, con el propósito de facilitar el comercio, el intercambio de información y contribuir con normas comunes al desarrollo y a la transferencia de tecnologías.

 

Volviendo al tema, las organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su responsabilidad con el sistema de gestión implantado  (SG) y la práctica asociada de Auditorias se han tornado como una forma de satisfacer esta necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayudar a una organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos.

 

Una vez implementado, se emplean las auditorias para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de gestión. Posteriormente se evalúa la eficacia alcanzada y se detectan las oportunidades de mejora por medio de los hallazgos.

 

Las auditorias pueden clasificarse en auditorias de primera, segunda o tercera persona. Según la normatividad ISO son de primera persona las auditorías internas, realizadas muchas veces por las empresas como un diagnóstico periódico o para reunir datos acerca de un tema específico. Son de segunda persona, las solicitadas por clientes, ya sean internos o externos para revisar el cumplimiento de requisitos de aprovisionamiento de materiales (proveedores), procesos de producción (empleados) o producto final (clientes e inversionistas). Y las de tercera persona, son las comunes, pues son realizadas por entidades ajenas a la organización para obtener la acreditación o certificación en determinada norma.

 

Se debe resaltar que existen muchas empresas que son certificables según la ISO en varios de sus esquemas, pues en ellas se han realizado múltiples auditorias basándose en el modelo de gestión de procesos o en otros elementos característico de la norma.

 

 

 

 

 

Lo anterior es bastante normal, pues la idea general es la de que el personal de la organización, tanto administrativo como operativo, pase por varias revisiones en el año. Esto con el fin de determinar desviaciones en sus tareas y actividades rutinarias, aquellas que conforman el proceso o los procesos.

 

Como se podría esperar, se encuentra diversidad de opiniones en el medio acerca de la certificación, pues en el marco de la normativa existe poco acuerdo entre lo que es auditoria, el papel del auditado y el rol del auditor.

 

Podríamos iniciar diciendo que la auditoría es un hecho positivo por el mero hecho de efectuarse. Ya que una persona calificada, con suficiente experiencia y desinhibido de la problemática de la empresa, examina las desviaciones del sistema de gestión por medio de la situación de las tareas realizadas.

 

Lo que se busca es cruzar la información obtenida sobre aspectos específicos, con los requisitos de la norma implementada o que se ha de implementar. De esta forma se contribuye a que el auditado tenga plena confianza en que recibir una auditoria es recibir un aporte significativo a la mejora continua de sus funciones. Esto es mucho más evidente cuando los auditores asumen con responsabilidad sus deberes.

 

“Las normas ISO, a través de su norma ISO 19011, da los parámetros generales para las auditorias. Específicamente da directrices para el auditor de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Esta norma más la lectura y comprensión del resto de las normas y el cimiento conceptual que dan entre otros elementos los ocho principios de la calidad debiera dar sin problemas a los auditores la compresión del alcance que tiene su rol en los sistemas de gestión”. (3)

 

El auditor no califica lo que observa, las personas que está auditando, no tiene el deber de juzgar o sentenciar, ni debe tomar cartas para resolver problemas y menos ordenar que se haga efectiva una solución. Es un observador que puede emitir sugerencias, pero en ningún momento intervenir sobre los procesos o las acciones de las personas. Esta es una función de las directivas.

 

Siendo la adopción de la norma una acción de implementación voluntaria, tampoco es un inspector, ni mucho menos un policía, pues la norma muy poco tiene que ver con la aplicación de la legislación vigente que los inspectores buscan hacer cumplir.

 

 

El informante ISO, no es más que eso, una persona calificada que reúne a través de un proceso sistemático, las evidencias y documentos que sirvan para formar una idea clara del estado del sistema de gestión. Estos a su vez, se convierten en evidencias para evaluar el nivel de cumplimiento de los criterios de la auditoria.

 

Incluso, nadie puede tener plena seguridad de un suceso en el pequeño lapso de una auditoria y más aún cuando se usa una pequeña muestra de un gran lote de producción. De esta forma, las diferencias con respecto al modelo que se encuentran en una auditoria deben ser expuestas sin acusaciones de algún tipo. Solo son observaciones en un lugar y en un tiempo específico.

 

¿Qué tan común es para nosotros el escuchar a los auditados decir: “recibí X inconformidades”?... olvidamos que lo que se audita son procesos. Este es un tema mucho más delicado arraigado en las creencias, ya general por cierto, de que los hallazgos de las no conformidades apuntan a las personas. Es claro que estos son solos los facilitadores que permiten hallar las desviaciones. Las no conformidades se derivan del sistema de gestión, no de sus integrantes. Aunque la memoria puede fallarme, no recuerdo ninguna ocasión en que un hallazgo haya sido atribuido a un individuo o incluso a una colectividad.

 

Creo que muchos lectores estarán de acuerdo con este autor, en que dentro del contexto actual de las entidades, las empresas, industrias u organizaciones, o cualquier otra designación; más que las normas, los mecanismos de implementación de las Normas ISO han recibido mucha publicidad de complejidad y dificultades.

 

Bueno, pero para terminar y resumir lo positivo, la certificación demuestra a los clientes, competidores, proveedores, empleados e inversores que la organización emplea las mejores prácticas reconocidas en su sector.

 

El hecho de dar publicidad del sistema de gestión certificado de cara a clientes y otras partes interesadas puede representar ventajas significativas para la empresa. Más información sobre cómo implantar y certificar un sistema de gestión. Las ventajas de la implantación de un sistema de gestión no son meramente internas.

 

 

 

 

 

 

Para que el lector tenga una idea mucho más clara del alcance de la normatividad vigente, se listan las principales normas ISO:

 

• ISO 216 - Medidas de papel: p.e. ISO A4

• ISO 639 - Nombres de lenguas

• ISO 690:1987 - Regula las citas bibliográficas (corresponde a la norma UNE 50104:1994)

• ISO 690-2:1997 - Regula las citas bibliográficas de documentos electrónicos

• ISO 732 - Formato de carrete de 120

• ISO 838 - Estándar para perforadoras de papel

• ISO 1007 - Formato de carrete de 135

• ISO/IEC 1539-1 - Lenguaje de programación Fortran

• ISO 3029 - Formato carrete de 126

• ISO 3166 - Códigos de países

• ISO 4217 - Códigos de divisas

• ISO 7811 - Técnica de grabación en tarjetas de identificación

• ISO 8601 - Representación del tiempo y la fecha. Adoptado en Internet mediante el Date and Time Formats de W3C que utiliza UTC

• ISO/IEC 8652:1995 - Lenguaje de programación Ada

• ISO 8859 - Codificaciones de caracteres que incluye ASCII como un subconjunto (Uno de ellos es el ISO 8859-1, que permite codificar las lenguas originales de Europa occidental, como el español)

• ISO 9000 - Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario

• ISO 9001 - Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos

• ISO 9004 - Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la mejora del desempeño

• ISO/IEC 9126 - Factores de Calidad del Software

• ISO 9660 - Sistema de archivos de CD-ROM

• ISO 9899 - Lenguaje de programación C

• ISO 10279 - Lenguaje de programación BASIC

• ISO 10646 - Universal Character Set

• ISO/IEC 11172 - MPEG-1

• ISO/IEC 11801 - Sistemas de cableado para telecomunicación de multipropósito

• ISO/IEC 12207 - Tecnología de la información / Ciclo de vida del software

• ISO 13450 - Formato de carrete de 110

• ISO 13485 - Productos sanitarios. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos para fines reglamentarios

• ISO/IEC 13818 - MPEG-2

• ISO 14000 - Estándares de Gestión Medioambiental en entornos de producción

• ISO/IEC 14496 - MPEG-4

• ISO 14971 - Productos sanitarios. Aplicación de la gestión de riesgos a los productos sanitarios

• ISO/IEC 15444 - JPEG 2000

• ISO/IEC 15504 - Mejora y evaluación de procesos de desarrollo de software

• ISO 15693 - Estándar para «tarjetas de vecindad»

• ISO/IEC 17025 - Requisitos generales relativos a la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración

• ISO/IEC 20000 - Tecnología de la información. Gestión del servicio

• ISO 22000 - Inocuidad en alimentos

• ISO 26300 - OpenDocument

• ISO/IEC 26300 - OpenDocument Format (.odf)

• ISO/IEC 27001 - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

• ISO/IEC 29119 - Pruebas de Software

• ISO 32000 - Formato de Documento Portátil (.pdf)

 

 

Para finalizar - a mi manera de pensar -, sería en extremo complicado para quien quiera realizar una auditoría, el memorizar todas las normas, incluyendo todos y cada una de los lineamientos aplicables de la ISO. Basta con familiarizarse con su estructura general y conocer a dónde acudir en caso de ser necesario un uso puntual de alguna directriz.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES

 

 

Las empresas deben desarrollar internamente una cultura donde se fortalezca la competencia del personal que influye en el cumplimiento de requisitos, teniendo presente las relaciones externas a nivel comercial y estratégico como se plantea en acuerdos del tipo TLC o ALCA.

 

 

Se requiere entonces el compromiso de quienes conducen la transformación organizacional y debe transmitirse decididamente a todos los niveles, hasta que la toma de conciencia sea generalizada. De esta manera podrán alcanzarse los objetivos perseguidos con los sistemas de certificación.

 

 

La transformación de la empresa tradicional que sabe hacer bien las cosas pero sin procesos eficientes y rigurosos que cuiden la calidad, el costo y que finalmente alcancen un nivel de excelencia hacia el cliente, es una necesidad más que una moda, la productividad y la competitividad pasaron de ser términos económicos que estimulan el norte de las empresas, se convirtieron en un propósito fundamental, en la meta.

 

 

El trabajo de auditor debe volver a ser sinónimo de compromiso, de ética aplicada a la realidad y de responsabilidad a la hora de intervenir en el trabajo de otros. El auditor debe volver a leer nuevamente todas las normas, comprender los principios que la impulsan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFIA

 

 

 

(1) http://www.aenor.es. “Dossier de prensa”. Abril de 2010.

 

(2) http://es.wikipedia.org. “Organización Internacional para la Estandarización”.

 

(3) http://gestiopolis.com. Lic. Gallardo, Claudio. “Ni juez, ni inspector, simplemente auditor de la norma ISO”.

 

NORMAS ISO 9001, 14001, 18001, 27001, 28000, SGE 21, UNE 166000.

 

Zaro J., Laura (AENOR). “Guía para la aplicación de la norma UNE.EN ISO 14001 en la PYME” (2002). ARPI: Zaragoza.

Morel G., Luisa M. Manual de Auditoría Interna (2005). www.monografias.com

 

Manual de procedimientos de auditoría de gestión de empresas y sociedades del estado (2000). Argentina.

Duque A., Nicolas. Diagnóstico inicial OSHAS 18001 (2004). SURATEP: Colombia.

by: cramirezc | Visitas Totales: 33 | Palabras: 3945 | Fecha: Thu, 10 Jun 2010 Hora: 9:36 AM | 0 comentarios